Як збільшити ефективність і перестати відволікатися

ефективність

Темп сучасного життя стрімко збільшується за день. Щороку кількість інформації у світі подвоюється, а також подвоюється кількість способів її передачі! Як справлятися з потоками інформації, не відволікатися на непотрібну інформацію і ефективно працювати в умовах інформаційних атак?

Раніше у офісного працівника був один телефон, ну або на крайній випадок 2, один для внутрішнього зв’язку, інший для міської, якщо він працював у великій організації! Тобто, співробітник працював, виходячи з отримання інформації по 2-му каналах зв’язку: особисте спілкування і по телефону.

У наші дні кількість цих каналів дещо зросла:

  1. З’явилися мобільні телефони, завдяки яким нас можна знайти і дістати ЗАВЖДИ і СКРІЗЬ.
  2. Слідом за мобільними, прийшли смартфони, які поєднують в собі функції телефону і невеликого комп’ютера!
  3. Інтернет, який приніс за собою соціальні мережі, електронну пошту і інші способи донесення інформації.

Сучасна людина замість 1-2 каналів отримання інформації, змушений паралельно обробляти 5-7! Це саме по собі сильно заважає сконцентруватися на основних завданнях і спонукає вкотре відволіктися на новий коментар в соц. мережі або блозі, відповісти на повідомлення в Скайпі, написати е-мейл повідомлення і т. д.

У підсумку ефективність нашої роботи різко знижується, продуктивність також йде вниз. Результати стають гірше і незакінчені справи накопичуються, утворюючи «сніжний ком». При цьому ми втомлюємося на порядок сильніше, робота нас починає все менше і менше радувати, про можливі наслідки всього цього, не варто навіть і говорити!

Єдиний вірний вихід, який приходить на розум — постаратися всі ці процеси оптимізувати!

  1. Мобільний телефон — намагайтеся знизити кількість розмов по мобільному до необхідного мінімуму, також можна зменшити і саму тривалість розмови. Один час я використовував «правило 5 хвилин», якщо я вибивався за межі цих рамок, себе штрафував (крім виняткових випадків), через тиждень це увійшло в звичку і всі телефонні розмови стали проходити на порядок ефективніше.
  2. Електронна пошта — роботу з нею можна оптимізувати по часу, наприклад 1 раз з ранку протягом 20-30 хв., один раз увечері, якщо електронна пошта забирає у Вас більше 40 хв. в день, заведіть собі помічника, або скрипт служби підтримки з базою даних готових відповідей на поширені запитання, відпишіться від усіх розсилок, які Вам не приносять практичної користі!
  3. Аськи, скайпы та інше — використовувати тільки для роботи і звести до мінімуму, я наприклад використовую скайп тільки за попередньою домовленістю з людиною, з яким буду спілкуватися, це допомагає економити час.
  4. Соціальні мережі — краще взагалі виключити, або використовувати вже в самому кінці робочого дня, коли все одно робити нічого не хочеться.
  5. Інтернет — тут часто ми відволікаємося на різні банери, контекстні оголошення, «ліві» посилання. Заведіть собі звичайний текстовий файл на робочому столі, назвіть його: «Куди зайти/ що зробити». Записуйте туди, адреси тих сайтів, що Вас зацікавили і всі ті думки/ідеї, які прийшли до Вас в голову під час виконання запланованих завдань. Переглядайте цей файл у вільний від роботи час і використовуйте ту інформацію, яка в ньому накопичилася!

P. S. «Правило першої години» — просте правило, яке я почав використовувати ще в ту пору, коли займався найманою працею!

Кожен раз, коли починаєш робочий день, намагайтеся виконувати найскладнішу і неприємну завдання з тих, що заплановані. Тому в перший час неприпустимо відволікання на що-небудь ще. Як тільки, найскладніша задача виконана, у Вас прокидається величезна мотивація не зупинятися на досягнутому і виконувати інші завдання!