Як полегшити роботу в офісі

робота в офісі

Якщо вам доводиться більшу частину часу проводити в офісі, то варто задуматися, як полегшити собі роботу. У цьому вам допоможуть тайм-менеджмент і наступні 15 рад.

  1. Переклад в електронний вигляд все, що тільки можна, засилля паперів – найголовніша головний біль офісних працівників. Так само скануйте візитні картки і позбавляйтеся від них.
  2. Будь-який документ тримати в руках один раз. Потім передавати в роботу, або сканувати, або знищувати.
  3. Колірна маркування папок за розділами чи темами. Зберігає масу часу при пошуку.
  4. Е-mail повинен легко сприйматися на слух і запам’ятовуватися. Рішення – номер телeфона@mаil.ru.
  5. Купіть самонабірних печаток – штампуйте те, що часто доводиться писати від руки (наприклад, поштова адреса).
  6. Посміхайтеся при розмові по телефону, змінюється інтонація у кращу сторону (на телефон наклеїти смайл).
  7. Для розмови встановлювати регламент у формі «через 5 хвилин я їду». Співрозмовник говорить коротко.
  8. Розмовляйте по телефону стоячи. Ваша переконливість буде сильніше.
  9. Значущі давати розпорядження на папері, а не усно. Тоді немає можливості «забути», «не так зрозуміти».
  10. Кращий спосіб запам’ятати велику кількість паролів – це створювати їх по одному шаблону з назвою сайту + ваша приставка (приклад: vkontakte_ivan, або ivan_mail.ru).
  11. Прибрати з робочого столу ВСІ папери і працювати тільки з одним справою. Відразу стає видно головне.
  12. Якщо чуєш один і той же питання 2-й раз. Додавай його в FАQ і направляй який запитав туди. Перестануть діставати тупими питаннями.
  13. Справа, яку можна зробити за 2 хвилини робити відразу, не відкладаючи.
  14. До списку справ додати список «Цього НЕ ПОТРІБНО робити» і слідувати йому. Приклад: «Не грати в казуальні ігри».
  15. Якщо щось не хочеться робити, а треба, просто зробити це 15 хвилин і припинити. І так кілька разів.