Як доводити справи до логічного завершення

"Девід

Девід Ален — автор популярної книги»Як привести справи в порядок: Мистецтво продуктивності без стресу», а також засновник David Allen Company, яка займається навчанням, наставництвом та консалтингом. Девід Ален рекомендує основну концепцію доведення справ до завершення (GTD — Getting Things Done).

— Здатність доводити максимальна кількість справ до завершення з мінімальним рівнем стресу — мета багатьох людей. У чому полягає унікальність нової концепції?

Багато людей, навіть якщо у них найкращі наміри, часто стикаються з серйозними труднощами, коли мова йде про необхідність організуватися. Основною причиною великої кількості провалів є відсутність моделі продуктивності, якої люди могли б довіряти. Результативний підхід, якого варто дотримуватися, дає відповідь на це складні питання. Ви побачите, як все працює і зрозумієте, що винагородою за ваші старання буде цінний результат.

— Люди часто потрапляють під дію стресу, коли у них є багато справ і недостатньо часу для їх виконання. Дійсно, наш світ став більш складним чи так лише здається?

Основна причина стресу полягає не в тому, що світ став більш складним, а в тому, що істотно зросла частота змін. Коли наші батьки йшли на роботу, смороду булі впевнені, що пропрацюють там не менше 5-10 років. Багато працювали у одній компанії протягом усього життя. Сьогодні ж одиниці затримуються на своїх посадах довше 2-3 років. Проблеми, з якими стикалися наші батьки і з якими стикаємося сьогодні ми — однакові. Просто у батьків було набагато більше часу на їх вирішення. При цьому частота змін продовжує зростати. Альо людям набагато більше загрожує сублімований стрес.

— Що мається на увазі під поняттям «сублімований стрес»?

Уявіть, що вам потрібно завершити певну дуже важливу справу. Якщо ви не можете закінчити його негайно і при цьому постійно думаєте про нього — воно може створити для вас нескінченну кількість стресу! Це і є сублімований стрес.

— Отже, перший крок до позбавлення від стресу — це викидання зайвих завдань з своєї голови?

Саме. Серед п’яти стадій робочого процесу найважливіша полягає в тому, щоб повністю зосередитися на тому, чим ви займаєтеся в конкретний момент. Тому вам потрібно навчитися «викладати» важливі завдання з голови на папір або який-небудь інший носій інформації, щоб «звільнити» свою розумову енергію.

— Який наступний крок після того, як ви звільнилися від зайвих думок?

Після того, як ви записали всі важливі завдання, скажімо, на папері, вам потрібно проаналізувати кожну з них і прийняти рішення. Ви можете, скажімо, виконати цю задачу самостійно, делегувати іншим людям або взагалі відмовитися від неї. Насправді все просто: для того, щоб довести справу до логічного завершення, ви повинні визначити, що саме мається на увазі під завершенням, а також зрозуміти, що ви повинні робити, щоб досягти цього стану. Це виглядає досить очевидна, але, на жаль, більшість людей цього не роблять. До того моменту, поки ві чітко для себе визначити, яким повинен бути наступний крок на шляху до завершення вашої задачі — ви постійно будете думати про неї турбуватися.

— Існує безліч різних інструментів і технік, включаючи різні програми для планування і інші подібні речі. Працюють ці інструменти?

Вони працюють так само, як працює, скажімо, ніж. Якщо ви вмієте користуватися ножем — він працює. Інструменти є статичними. Вони не здатні зробити вас більш організованими або допомогти вам прийняти важливе рішення. Тому перш, ніж ми зможемо ефективно використовувати інструменти, нам потрібно зрозуміти, як ми мислимо. Сильна сторона працюючого підходу полягає в тому, що він ґрунтується на алгоритмах, а не на наборі організаційних інструментів.

— Коли людина починає працювати над собою і своєю самоорганізацією, яке поліпшення він може спостерігати?

Очищення свідомості від зайвих думок і винесення всіх важливих промов на папір. Більшість людей справляються з цим в тій або іншій мірі. Альо між вмінням успішно справлятися з великою кількістю завдань і вмінням виконати їх всі лежить величезна прірва. Перший варіант може бути навіть шкідливим, адже ви не знаєте, де знаходиться кінець. Ви робите дуже багато, але все одно не бачите «світла в кінці тунелю».

— З якими проблемами стикаються люди, які вирішили запровадити новий підхід у свою роботу?

Хороша і одночасно погана новина про систему GTD полягає в тому, що це трансформаційний підхід до власного життя. Як тільки ви виконали всю важку роботу — ви починаєте помічати, як туман розсіюється. Альо впровадження нового працюючого методу знаходиться далеко за межами комфортної зони більшості людей. Вони починають процес, відчувають себе чудово, але в якийсь момент зупиняються, бо в дійсності вони можуть витримати лише обмежений обсяг «пишноти». Люди залежать від стресу, і ця залежність не дає їм досягти абсолютної організованості. Крім того, коли вони діють організовано, то починають помічати недоліки в інших людях, на які ніколи не звертали увагу раніше… А це знову великий стрес, з яким не кожен готовий впоратися. Тому багато кидають працювати над собою, самовдосконалюватися, записувати свої цілі і завдання і знову повертаються до звичної їм життя.