7 секретів підвищення своєї ефективності

Всім нам потрібен додатковий час. Але де його взяти? Відповідь — довести свою ефективність до межі. Погляньмо правді в очі: одним з найбільш цінних товарів в життя будь-якого зайнятої людини є час. І не важливо, наскільки нам би цього хотілося, включати додаткові години на добу сучасна наука поки не навчилася. Тому міф про 25-годинному дні в доступному для огляду майбутньому так і залишиться міфом. Так як же ми можемо розтягнути час при тому, що загальна кількість годин для всіх однаково? Ефективність. Коротко кажучи, ми не можемо створити собі додатковий час, але ми зможемо підвищити ефективність того обмеженого часу, яке є у нас в розпорядженні.
Ось як можна цього досягти:

1. Встановлюйте для себе цілі на кожен день

Один з кращих способів підвищити свою ефективність — це щодня ставити для себе цілі. Щоранку перед початком робочого дня складайте список завдань, які ви хотіли б або повинні виконати за робочий час. Упорядкуйте їх у порядку пріоритетності. Залежно від того, скільки у вас займе кожна задача, в вашому списку може міститися як два завдання, так і десяток. Після складання використовуйте список як довідкове керівництво, щоб допомогти собі сконцентруватися протягом дня, рухаючись до виконання своїх завдань. Тримайте список на увазі в легкодоступному місці на своєму робочому столі як постійне нагадування про завдання, які ви хочете виконати за кожен окремий день. У міру досягнення кожної своєї заздалегідь встановленої мети викреслюйте їх зі списку. Якщо вам не вдасться домогтися певної мети, перенесіть її на наступний день. Подібна проста постановка і контроль повсякденних завдань неймовірно ефективні для підвищення вашої продуктивності.

2. Делегуйте обов’язки

Якщо ваше становище дозволяє вам делегувати обов’язки, так і ви робіть. Занадто часто нас пов’язує переконання, що тільки ми здатні виконати певне завдання або виконати його успішно. Протягом усієї своєї кар’єри я особливо часто страждав від цього помилкового переконання. На певному етапі я самостійно друкував всі свої листи, незважаючи на те, що у мене була секретарка, в чиї обов’язки входило робити це за мене. Тоді я думав, що у мене займе більше часу роз’яснити їй, що має бути включено в лист, ніж самому його написати, як я і робив.

Мистецтво делегування повноважень приходить з часом, але його варто постаратися вивчити кожному. Свідомість того, що виконання завдання не може бути передано іншій людині говорити більше про бажання тримати все під контролем, ніж про дійсну неможливість делегування. Навіщо витрачати дві години роботу, якщо ви можете за десять хвилин скласти докладні інструкції і передати проект на виконання іншій людині? Відповідно, якщо у вас є працівник, якому ви можете передати частину своїх обов’язків, навчитеся, як цього добиватися, і доведіть цю навичку до досконалості.

3. Дозволяйте телефону дзвонити. Залишайте електронну пошту без відповіді

Ви з головою занурені в рішення проблеми, пов’язаної з виконанням однієї з поставлених на сьогоднішній день завдань. Дзвонить телефон. Ви відповідаєте. З протилежного боку ваш співрозмовник хоче обговорити важливе питання, але не пов’язаний з розглянутою проблемою. Розмова триває всього три хвилини і завершується. Однак, коли ви повертаєтеся до перерваної роботи, вам потрібно привести думки в порядок, згадати, на чому ви закінчили, і нарешті повернутися до своїх справ.

Не думайте, що цей швидкий телефонна розмова коштував вам всього три хвилини абстрактного уваги. Він коштував вам втрати концентрації, трьох хвилин і, нарешті, того часу, який ви витратили, згадуючи, на чому ви закінчили, і перенастроюючи на конкретний проект, яким ви займалися до того, як вас перебили. У загальному і цілому, цей трихвилинний дзвінок в залежності від складності порушених у ньому проблем міг коштувати вам шести, семи, навіть десяти хвилин!

Якщо ваша робота це дозволяє, зберігайте концентрацію. Вимкніть телефон або понизьте гучність дзвінка, щоб він вас не відволікав, або просто не відповідайте на дзвінок, якщо ім’я що дзвонить на визначнику номера не пов’язано з терміновими проблемами. Ви здивуєтеся, наскільки ви зможете підвищити свою ефективність, просто дозволяючи абонентам залишити голосове повідомлення, а потім відповідаючи на них все в кінці дня.

Однак не варто на цьому зупинятися. Ту ж політику можна застосовувати і до електронної пошти. Листи, які вимагають термінового прочитання і негайної відповіді, можна перерахувати по пальцях. Так залиште пошту без уваги. Дайте їй почекати. Вона нікуди не зникне, поки ви будете займатися своєю роботою. Як і в випадку з дзвінками, просто виділіть час протягом дня або двох, якщо вам того захочеться, щоб відповідати на свою електронну пошту. Повторюю, відкидаючи подібні постійні перешкоди, ви на порядок підвищите ефективність виконання завдань зі свого списку.

4. Закривайте свої двері

Телефонні дзвінки і електронна пошта — не єдині перешкоди в сучасних офісних життя. Співробітники теж можуть упустити вашу ефективність. У минулому, коли я працював у великій юридичній фірмі в Вашингтоні, округ Колумбія, мені постійно потрібно звертатися до одного з провідних партнерів в його великій кутовому офісі. Кожен раз, практично без винятків, коли я входив в його офіс, він зітхав, закочував очі і гарчав: «Так, що тобі потрібно?» У перший рік роботи в цій фірмі я списував цей факт на його склочний характер і садистське задоволення від приниження інших людей, іншими словами, на його професію адвоката. Але одного разу я зупинився в холі навпроти його офісу, і до мене дійшло, чому він постійно був роздратований. Я був далеко не єдиним співробітником, який постійно вимагав уваги від високого начальства. Поки я стояв в коридорі і розмовляв з іншими юристами, я став свідком справжнісінькою процесії з молодших партнерів, ввалюється в його офіс, щоб задати йому питання або попросити прийняти рішення. Тож не дивно, що він так турбувався кожен раз, коли я заходив до нього. Хоч я цього і не знав, за дві хвилини до мене у нього був інший відвідувач, також як і за п’ять хвилин до цього. Напевно, якщо у нього в розпорядженні бувало сім хвилин поспіль, коли він міг би подумати над своїми справами, бідолаха вважав, що день склався вдало.

З якою метою я розповів цю історію? Якщо у вас є така можливість, іноді вам слід просто закрити свої двері. Якщо ваше робоче місце знаходиться у відкритому просторі, вивісите відповідний знак. Політика відкритих дверей чудова в теорії, але вона часто призводить до сумного підриву ефективності. Не соромтеся закривати свої двері і ввічливо давати людям знати, що цей час ви присвятіть власної ефективності. Якщо їм потрібно з вами поговорити, вони можуть повернутися пізніше; ще краще буде встановити щоденні заздалегідь призначені періоди, коли ви зможете приділити їм своє безроздільне увагу. Усунувши постійні перешкоди, ви зможете дотримуватися свого завдання і, отже, ефективно переходити від однієї нагальної задачі до іншої.

5. Facebook, Twitter і система миттєвих повідомлень

Таємні вбивці часу. Скажімо, ви проводите в Facebook по 10 хвилин в день. Для більшості з нас це гранично скромний розрахунок. Скажімо, також ви користуєтеся Twitter. Відведемо на нього ще 10 хвилин. До речі кажучи, відправляли ви миттєві повідомлення своїм друзям протягом сьогоднішнього робочого дня? Та досить вам, я знаю, що відправляли. Можливо, ваш чоловік або дружина хотіли поділитися смішною історією, або Мадонна щойно оголосила про дати проведення останніх концертів, і все тільки про це і говорять. Ще десять хвилин. Так скільки ви витратили часу? Десять хвилин? Двадцять? Тридцять? Ось і немає. Ця цифра ближче до 130 годин. Понад три 40-годинних робочих тижнів.

Не вірите? Ви, напевно, не можете зрозуміти, про що я веду мову.

Все просто. Якщо ви витрачаєте 30 хвилин в день в соціальних мережах і за миттєвими повідомленнями, це в сумі становить два з половиною години в тиждень. У році 52 тижні. П’ятдесят два помножити на два з половиною становить 130 годин. Сто тридцять годин становить більше трьох 40-годинних робочих тижнів, які ви витрачаєте на соціальні мережі і балаканину в мережі щороку. Це прямо як другий відпустку.

Думаєте, я надмірно драматичним? Може бути і так. Але вам слід усвідомити, як відвідування подібних сайтів позначається на вашій продуктивності. Тридцять хвилин в день в середньому еквівалентні втрати трьох з гаком тижнів робочого часу в рік. І навіть якщо ви будете проводити за тими ж заняттями всього по 10 хвилин в день, це одно цілого тижня роботи в рік. Ось це так.

Я не забороняю вам ці заняття. Я просто прошу вас підрахувати підсумкові цифри. Коли ви це зробите, ви зможете підвищити свою ефективність, перенісши соціальну балаканину на спеціально виділений час протягом дня, коли ви і так відпочиваєте від роботи. Повірте мені, той класний дотепний коментар, які ви хотіли запостити на Facebook, може почекати.

6. Будуйте розклад по уму

Ті з вас, хто прагне говорити грамотно (так-так, я чув, що зустрічаються і такі), вживають цей вираз нечасто. Чому? Я забрав його собі. Що воно значить? У двох словах: пізнай самого себе, пізнай свою ефективність.

Давним-давно я зрозумів, що питання, які потребують більш детального розумового процесу, я вирішую максимально ефективно вранці. В їх число входять складні юридичні записки по справі, юридичні дослідження, розгляд складних контрактів тощо. Після обіду я вважаю за краще вирішувати питання, які вимагають трохи менше концентрації, але обсяг яких значно більше, наприклад, відповідь на питання по електронній пошті або розбір телефонних дзвінків.

Суть полягає в тому, що вам слід знати пік своєї продуктивності в ставленні до завданням, які ви поставили собі на сьогоднішній день. Тоді ви зможете скласти графік нагальних завдань на день з урахуванням своїх сильних сторін або слабкостей. По розуму.

7. Сконцентруйтеся. Чи не хапайтеся відразу на кілька справ

І нарешті, ми часто чуємо про людей, які можуть успішно виконувати кілька завдань одночасно. Братися відразу за три справи. Але ми останнім часом все частіше приходимо до висновку, що виконання декількох завдань одночасно вбиває ефективність. Коротко кажучи, якщо ви робите відразу кілька справ, вашу увагу поділено між декількома цілями. Це підриває раціональність, з якої ви змогли б завершити будь-яку з них по-окремо. Ви мені не вірите?

Проведіть найпростіше випробування. Відкопайте в своєму розкладі декілька завдань, які ви виконує день у день. Можливо, на початку дня ви приймаєте телефонні повідомлення і перевіряєте електронну пошту, щоб дізнатися, які листи вимагають негайної відповіді, а які можуть почекати. Прослідкуйте, скільки часу у вас займає кожна задача, яка виконується окремо. Тепер зробіть ось що. Перевірте один лист і зупиніться. Перевірте одне повідомлення і зупиніться. Поверніться назад і перевірте наступне лист, а потім знову зупиніться. Поверніться назад і перевірте наступне голосове повідомлення, а потім зупиніться, і так далі, і тому подібне. Що зайняло у вас більше часу? Виконання двох окремих завдань самих по собі або виконання обох з них одночасно? Я готовий посперечатися, що справа йшла швидше, коли ви концентрували увагу на чомусь одному.

Але це був просто приклад. Сконцентрувавши увагу на одній справі за раз, ви зазвичай зможете досягти мети швидше, ніж якби ви займалися двома або трьома справами за раз. Зосередьтеся на одній меті, добийтеся її і переходьте до наступної мети в своєму щоденному списку.